„To ma być gotowe na jutro.” O delegowaniu zadań.
Jako Dyrektor Oddziału masz coraz mniej czasu na wypełnienie swoich obowiązków, palącym problemem jest też odpowiednie motywowanie podwładnych. Rozwiązaniem jest cesja części zadań na swoich ludzi. Delegowanie obowiązków skutkuje, tylko, dlaczego tak rzadko?
Oto błędy, które skutecznie demotywują Twoich ludzi:
1. Zła komunikacja; „Nie obchodzi mnie jak to zrobisz, ale na jutro ma być gotowe!”.
Już po motywacji pracownika. Twój podwładny tak naprawdę nie wie, jak ważne jest zadanie, które ma wykonać. Po drugie nie wie, jak ma je wykonać. Będzie się wysilał, by samemu znaleźć rozwiązanie. Ryzyko porażki jest znaczne. Zostawiłeś go samemu sobie, a on napotykając na trudności będzie się po prostu bał spytać szefa o radę. Jeśli nie mógł tego zrobić na początku…Rozmawiaj o zadaniu ze swoim podwładnym, wyjaśnij dokładnie, czego od niego oczekujesz. To jest różnica pomiędzy wydaniem polecenia, a delegowaniem zadania. Komunikacja i jeszcze raz komunikacja. Pozwól podwładnemu wypowiedzieć się na temat delegowanego zadania.
2. Gra komunikacyjna. To nic innego jak manipulacja, świadoma bądź nie. Czy zdarzało Ci się delegować zadania komentując swoje działanie w sposób następujący?
„To nie mój pomysł, taka jest decyzja zarządu. Nie mogę się sprzeciwiać, jestem Twoim szefem!”
Jeśli tak, to pokazałeś podwładnemu, że nie chcesz wziąć odpowiedzialności za delegowane zadanie, a właściwie za sposób jego wykonania. Po drugie, zmniejszasz swój autorytet w oczach podwładnego. „Są ludzie ważniejsi niż mój szef, więc nie będę się przejmował, tym, co mówi.” Uczysz tym samym podwładnego, że sam nie musi brać odpowiedzialności za swoje działania. Będzie częściej stosował wymówki, uzasadniając niewykonanie planu.
Zmniejszasz rangę delegowanego zadania. Twój podwładny będzie myślał mniej więcej tak: „Jeżeli mój szef nie zgadza się z decyzją zarządu, to na pewno nie będzie kontrolował tego, co zrobiłem. Mam wolną rękę!”
Efekt tych wszystkich błędów to zniszczona relacja pomiędzy menedżerem a sprzedawcą.
1. Delegowanie nie poparte konkretami. Deleguj prosto i konkretnie. Używaj krótkich nierozbudowanych zdań.
2. Czasami menedżerowie nie chcąc urazić swojego podwładnego pomniejszają znaczenie informacji.
Przykład: „Znowu nie dałeś mi raportu na czas. Zresztą wszyscy tak robicie!” Usprawiedliwiasz w ten sposób lekceważenie obowiązków przez podwładnego.
D.D.