Jak Ty marnujesz swój czas? Zarządzanie zmianą, cz..IX
„Ulubionym” obszarem pracy każdego menedżera są zmiany. Jeśli są to zmiany zaplanowane , oczekiwane , z reguły nie ma z tym problemu. Inaczej jest, kiedy ze świata zewnętrznego pojawiają się prośby, rozkazy, oczekiwania na pilne, nie znoszące zwłoki działania typu :
• prośba o pilne dane na wczoraj;
• pilny telefon od szefa, który oczekuje zmiany terminu wykonania zadania z „ tak szybko jak się da” na „natychmiast”;
• nagła zmiana strategii sprzedaży po ostatnim posiedzeniu Zarządu.
Niewiele można zrobić, aby zapobiec tego typu sytuacjom. Jest takie stwierdzenie, które tutaj pasuje bez uwag „zmień co możesz zmienić, resztę zaakceptuj”.
Dlatego też, należy zmniejszyć ilość czasu traconego na przeprowadzenie zmiany planów, czyli :
• opłakiwania, jak kiedyś było dobrze;
• szukania winnych zmian;
• polemizowania z decyzjami na które… patrz wyżej.
Jak najszybciej przeprowadź następujące działania:
1. Zmniejsz straty czasowepo zmianie, poprzez ustalenie nowych zadań w czasie normalnych przerw w stałej Twojej działalności, unikniesz chaosu i dokończysz pilne i ważne zadania;
2. Zmniejsz napięcie przez rozpoznanie możliwości przeciwstawienia się zmianie u swoich podwładnych, a szczególnie u siebie, czasami to może być największy problem. Każdy lubi kończyć to co zaczął – to jest normalne;
3. Pozyskaj podwładnych, dotkniętych zmianą planów, poprzez przedstawienie im nowej sytuacji jako wyzwania, znajdź jednak te wyzwania i profity, jakie mogą uzyskać;
4. Przygotuj plan działania, efektywny a nie tylko efektowny, odpowiednie procedury na których będziesz się mógł oprzeć, oczywiście ma to być przemyślany plan działania.
Zwróć uwagę, aby nie wpaść w pułapkę powielania czynności. Nawet najbardziej wydajny system pracy może powodować największe straty nie tylko czasowe, jeśli dana praca nie musi być wykonana.
Znajdź sposoby unikania zbędnych czynności a znajdziesz wiele cennego czasu, zmiana może być motorem napędowym tego procesu.
Jak unikać powielania ?
• koordynuj swoje działania z podwładnymi, współpracownikami przez szczegółowe omówienie wspólnych obszarów pracy;
• informuj na bieżąco o swoich działaniach, aby nikt nie pracował nad tym samym np. raportem;
• planuj każdy dzień pracy przed jego rozpoczęciem, to wiele załatwia – uchwycisz obszary które mogą się powielać.
• wprowadź kulturę efektywności, każdy ma prawo zwrócić Ci uwagę na ewentualne powielanie;
• nie polegaj na swojej pamięci. To co zapisane istnieje i zmusza do refleksji, nie zapisane, nie istnieje;
• wdróż procedury zapisywania danych, wyeliminuj niepotrzebne kontrole;
• ustal zakresy odpowiedzialności za określone obszary, dokładnie je omów i wyjaśnij wątpliwości tak ,aby każdy wiedział i rozumiał kto co robi, kiedy i za co odpowiada.
Lech Dworaczyński