Co robić, gdy prezentacja handlowa się przedłuża?
Jesteś w połowie spotkania z klientem, przedstawiasz informacje, o które Cię prosił. Podczas prezentacji, klient co chwila przerywa i prosi wyjaśnienie szczegółów. Odpowiadasz i przechodzisz do następnego punktu. Idzie całkiem nieźle. Nagle uświadamiasz sobie, że czas spotkania dobiega końca. Nie zmieścisz się! Szybko: co zrobić?
Jeśli zostało ci bardzo mało czasu:
Podsumuj kilka najmniej istotnych informacji. Oszczędzisz czas na te najważniejsze i wrócisz na właściwy tor dyskusji. Zrób króciutką przerwę, tak by upewnić się, że klient nadąża za prezentacją.
Zapytaj, czy możesz trochę przedłużyć prezentację o kilka minut. Jeśli nie, to zapytaj, jak ma wyglądać dalsza część prezentacji.
Jeśli w ogóle nie masz już czasu:
- Zakończ prezentację. Zapytaj klienta, co chciałby teraz zrobić. Zadaj następujące pytania:
- Czy są jakieś informacje, które uważa Pan/Pani za mniej istotne, które można by pominąć?
- Czy moglibyśmy umówić się na kolejne spotkanie lub omówić resztę prezentacji telefonicznie?
Następnym razem:
Upewnij się, że wraz z klientem zabezpieczyliście sobie wystarczającą ilość czasu na omówienie prezentacji. Jeśli nie, to poinformuj klienta, czego będzie dokładnie dotyczyła prezentacja i dopasuj jej wielkość do czasu, jakim będziesz dysponował. Podczas etapu planowania, oszacuj ile czasu zajmie ci każdy poszczególny segment prezentacji. Bądź realistą. Często myślimy, że możemy zrobić więcej niż nam się wydaje. Zostaw miejsce na pytania klienta!
Najważniejsze tematy na początku, tak byś miał pewność, że nic co najistotniejsze nie zostało pominięte. Myśl o rzeczach, które mogą być istotne dla klienta przede wszystkim. Przygotuj szczegółową informację, którą będziesz mógł zostawić u klienta. Zdecyduj, co możesz pominąć. To najczęściej są ciekawostki na temat produktu, które mogą znaleźć się w materiałach promocyjnych, które zostawisz u klienta. Jeśli będziesz wiedział, które rzeczy możesz pominąć, to nie będą cię one rozpraszały podczas prezentacji.
Sprawdzaj czas w trakcie prezentacji, by mieć pewność, że wszystko idzie zgodnie z planem. Najlepiej to sprawdzać gdy zbliżasz się do połowy a następnie 75% wyznaczonego czasu. Mówią, że odpowiedni timing jest kluczowy. Planując z wyprzedzeniem i bycie czujnym, powinniśmy skutecznie przeprowadzać prezentacje mieszcząc się jednocześnie w ramach czasowych. Pokazując klientom swój profesjonalizm.
Chciałabym dowiedzieć się od Was, jak zarządzacie swoim czasem w formalnych i nieformalnych sytuacjach.