Jak Ty marnujesz swój czas? Spis obowiązków, cz. VI
Jako menedżer powinieneś przygotować spis swoich obowiązków. Może otrzymałeś go od przełożonego, może musiałeś przygotować go sam. Każda praca wymaga wykonania określonego zestawu działań, w zależności, jaki szczebel menedżerski zajmujesz. Musisz nad tym tematem spędzić tyle czasu, ile potrzeba, abyś wiedział co masz do zrobienia. Kto nie wykona solidnie tej pracy, może popełnić strukturalne błędy złej oceny sytuacji, a to główny powód niskiej efektywności.
Jeżeli jesteś dyrektorem struktury sprzedaży, twoja główna odpowiedzialność dotyczy nadzorowania podległych kierowników zespołów sprzedażowych na twoim obszarze działania.
Musisz również utrzymywać właściwe relacje z przełożonym / dyrektorem regionalnym lub handlowym, innymi szefami działów firmy /np. marketingu, IT itp./ Biorąc to wszystko pod uwagę, otrzymasz wyraźny obraz wymagań czasowych dotyczących Twojej funkcji.
Znając swoje zadania, możesz przystąpić do ustalania kolejności działań, czyli priorytetów.
Wszystkie elementy Twojej pracy mają znaczenia, ale pamiętaj, że są rzeczy ważne, pilne, nieważne, niepilne. Musisz ułożyć wszystkie działania według ich ważności. Wykonanie tej czynności pozwoli Ci na realizację następujących części planowania :
– Wiesz ile czasu musisz zarezerwować na dane czynności;
-Zawsze możesz ponownie przejrzeć harmonogram działań i zająć się bardziej pilnym obszarem.
Tak naprawdę, podstawą jest ustalenie harmonogramu stałych czynności, takich rutynowych wynikających z tempa życia organizacji, lokalnych, kulturowych uwarunkowań.
Często widzę, że wielu menedżerów żyje w kulturze braku planowania / brak planu pracy, spotkań z podwładnymi, z przełożonymi, terminów ocen itp./ Jest to zjawisko tak nagminne, że nie budzące zdziwienia. Kiedy opracowujesz własny harmonogram działań, zwróć uwagę na :
– Grupowania zadań podobnych / telefonowanie, przeglądanie raportów, czynności rekrutacyjne;
– Rezerwę na sprawy nieoczekiwane / Twój harmonogram pracy może ulec zmianie przez sprawy nagłe – z reguły jednak przewidywalne.
Oczywiście, co możesz to deleguj, to nie tylko oszczędność czasu i wyższa efektywność ale też rozwój własnych podwładnych.
Zawsze miej przed sobą zegar, spoglądaj na niego, przecież wiesz o tym że ludzie zbyt nisko szacują czas, przeznaczony na sprawy, które lubią i zbyt wysoko szacują czas na to co nie sprawia im przyjemności. Nie pozwól, aby te błędne założenia zdewastowały Twój własny harmonogram
Oczywiście, są też chwile kiedy masz poczucie ,że „masz czas” uważaj, to może ale nie musi być sygnał że marnujesz czas, czyli nie jesteś efektywny. Wypełnij taki czas działaniami, które są ważne lub zorientowanymi na przyszłe potrzeby.
Osobiście, co kilka miesięcy, oceniam własne działania pod kątem efektywności / czas kontra wyniki/, zawsze staram się wprowadzić właściwe zmiany,to też jest moja przewaga konkurencyjna!
Lech Dworaczyński