Jak Ty marnujesz swój czas? Planowanie dnia, cz. III
Kiedy wiesz, co zrobisz, ustaliłeś limit czasowy na poszczególne czynności (od 4 do 6), powinieneś zaplanować swój dzień pracy, bardzo szczegółowo.
Taki plan musi być precyzyjny i zawierać wszystkie elementy dnia pracy menedżera, a zwłaszcza te, wytypowane oraz te nieprzewidziane. Zawsze pilnuję, aby co najmniej 20% mojego czasu pracy było zarezerwowane na sytuacje „wyjątkowe”.
Zaliczam do nich takie wydarzenia jak:
-„ czy mogę na chwilę”- średnio 15 minut, a mam kilku podwładnych,
– telefon od kolegi menedżera (szefa) – od 1 minuty do 30 minut,
-„nagłe” uzgodnienia projektowe, uczestniczę w kilku projektach,
– inne branżowe kontakty (partnerzy),
Rozumiem że podobne czynniki oddziałują na Ciebie, najważniejsze jest to, by trzymać się ustalonego planu bez względu na okoliczności.
Kiedy już sobie z tym poradzisz, przechodzisz do ustalania priorytetów.
Ile czasu walczyłem z moim nawykiem przesuwania najważniejszych lub najtrudniejszych spraw na koniec dnia, wiadomo czym to się kończyło – na końcu dnia nie zawsze była energia i czas na ich wykonanie. Obserwując moich podwładnych menedżerów, widzę podobne zachowania, wiem że jest to duży problem, podobny problem mają oni ze swoimi sprzedawcami. Zawsze powtarzam swoim podwładnym, że ludzie kopiują swojego szefa, dlatego MUSISZ być bezwzględny wobec siebie w tym obszarze. Cały podległy Ci zespół z żelazną dyscypliną i determinacją, pamiętając o regule Pareto , skupia się na wykonywaniu 20 % właściwych czynności, aby uzyskać 80 % efektu.
Jeżeli miałbym wskazać obszar zarządzania menedżera sprzedaży, który sprawia mi najwięcej kłopotu, to „ciężko” pracujący sprzedawcy są tak zaabsorbowani nawałem zajęć dla samego zajęcia, która nie przynosi efektów sprzedażowych, że stracili zdolność i skupienie do ustalania priorytetów (pomijam aspekt braku aktywności zawodowej, takich żegnam szybko).
Pamiętaj, skupienie się na właściwych czynnościach to klucz do trwałego sukcesu rynkowego i pokonania konkurencji. Skupienie się na tym, czy Twoi podwładni ustalają priorytety i planują każdy dzień pracy to podstawa – ale zacznij od siebie
Typowe błędy Menedżera Sprzedaży w tym obszarze:
– czas na rekrutację za krótki, bo dzień się zaczął od spraw łatwiejszych,
– dla twoich sprzedawców oznacza to np. brak czasu na aktywne poszukiwania nowych klientów, kosztem tzw. serwisu klientów już obecnych ( który nie generuje nowej sprzedaży),
– brak czasu na oceny menedżerskie (miesięczne, kwartalne)
– brak skupienia na tym, na czym skupiają się podwładni,
– zwycięstwo tzw. złodziei czasu.
Lech Dworaczyński