Jak Ty marnujesz swój czas? Ocena i modyfikacja metod pracy, cz. X
Typowym zjawiskiem w pracy menedżera jest nagromadzenie prac do realizacji. Wynika to z wielu sytuacji, zależy od kultury organizacji, w jakiej Menedżer się porusza, jego samodyscypliny i organizacji pracy, umiejętności radzenia sobie z tzw. bieżączką itd.
Kiedy nadmiar spraw do załatwienia zaczyna przytłaczać, typowy menedżer radzi sobie z tym zjawiskiem, poświęcając na pracę coraz więcej godzin czyli swojego czasu. Nie jest to dobre rozwiązanie ani dla menedżera, firmy, rodziny. Lepszym rozwiązaniem jest przejrzenie i zmiana metod swojej pracy.
Do podstawy oceny, mogą posłużyć następujące typowe style pracy:
1. Koncentrowanie celów – czyli ustalanie na nowo celów wykonywanej pracy, które świadomie lub nieświadomie kierują działalnością menedżera;
2. Koncentrowanie zadań – odpowiednie układanie planu pracy, przechodzenie od zadania do zadania przez dostosowywanie priorytetów i unikanie bezcelowego działania;
3. Koncentrowanie czasu – pozostawianie określonych limitów czasowych na wykonywanie powtarzalnych, czynności.
Z reguły, styl efektywnego menedżera łączy wszystkie wyżej wymienione style.
Jednak w miarę gromadzenia pracy, istnieje tendencja do skłaniania się w stronę koncentracji zadań. Zaczyna brakować skupienia na koncentrowaniu czasu i celów, co prowadzi do spadku efektywności działań.
Dlatego, aby zachować odpowiednią równowagę między metodami pracy, niezależnie od nacisków zewnętrznych , Menedżer musi brać pod uwagę, następujące elementy:
1. Przekazanie swoich obowiązków:
• przekaż co możesz przekazać i co z reguły lubiłeś zrobić sam;
• cały czas szukaj dodatkowych możliwości wykorzystania współpracowników.
2. Sprawdzenie celów o dużej koncentracji czasowej:
• rozważ okresowe zrezygnowanie z pewnych działań;
• zobacz,co można zmodyfikować;
• odwołaj się do swoich podstawowych obowiązków;
• zobacz , czego nie dasz rady zrobić, omów to z przełożonym.
3. Jednoznacznie wzmocnij ustalanie priorytetów:
• nie rób wszystkiego na raz;
• nie spełniaj oczekiwań innych bez zastanowienia;
• naucz się asertywnie komunikować z otoczeniem.
Lech Dworaczyński