10 wskazówek jak skutecznie delegować
Delegowanie jest często zajęciem zbyt trudnym dla młodych stażem menedżerów. Wielu z nich chce pozostać w bezpiecznej strefie komfortu i robić wiele rzeczy samemu, wierząc, że sami wykonają zadania lepiej niż ktokolwiek inny. Nie chcą ryzykować utraty kontroli nad sytuacją. Często obawiają się przekazywania kompetencji i władzy swoim podwładnym. Z różnych względów.
Oto dziesięć wskazówek, jak skutecznie delegować.
1. Deleguj odpowiednio wcześnie
Wszystko po to, by uniknąć niepotrzebnej presji. To pozwoli zarówno delegującemu jak i podwładnemu lepiej zaplanować wykonanie zadania.
2. Wybierz odpowiednią osobę
Upewnij się, że osoba, której delegujesz zadanie jest gotowa przyjąć na siebie odpowiedzialność (posiada niezbędne umiejętności, cechy charakteru, czas i środki, przebyta szkolenia etc.)
3. Przedstaw uzasadnienie swojej decyzji oraz potrzebę wykonania zadania
Nie zapominaj o korzyściach, jakie uzyska firma/zespół/dział i sam podwładny np. zdobędzie nowe doświadczenie, które pozwoli na awans w przyszłości. Pamiętaj rutynowe działanie dla Ciebie może być nowym wyzwaniem dla Twojego podwładnego.
4. Deleguj całe zadanie jednemu podwładnemu
To spowoduje, że cała odpowiedzialność spada na jedną osobę, co ułatwia rozliczenie zadania i eliminuje chaos. Dodatkowo takie działanie powoduje wzrost motywacji u podwładnego, który czuje, że jest doceniany i któremu się ufa.
5. Ustalaj jasne, konkretne cele i oczekiwania
Informuj: co, dlaczego, kiedy, kto i gdzie. „Jak” możesz pozostawić podwładnemu. Bądź gotów na przyjmowanie propozycji rozwiązań od swoich podwładnych. Na bieżąco weryfikuj swoje cele i oczekiwania.
6. Deleguj odpowiedzialność i kompetencje
Upewnij się, że podwładny ma odpowiednie możliwości decyzyjne, by wykonać zadanie. Pozwalaj na pewną swobodę w sposobie wykonania zadania, jeśli tylko rezultat będzie zgodny z Twoimi oczekiwaniami.
7. Zapewnij wsparcie, wskazówki i instrukcje
Wskazuj podwładnym, gdzie mogą uzyskać niezbędną pomoc i środki. Bądź gotów, by osobiście pomagać podwładnemu.
8. Kontroluj postępy w wykonaniu zadania
Poproś podwładnego o regularne raporty z jego pracy i zapewniaj wsparcie, gdy będzie konieczne. Nie bądź nachalny w swoich kontrolach, bo dasz odczuć podwładnemu, że mu nie ufasz. Utrzymuj za to stałą komunikację z podwładnym, odbywaj regularne spotkania i zapewniaj informację zwrotną.
9. Jeśli nie jesteś zadowolony z przebiegu wykonania zadania, to nie odbieraj tego zadania podwładnemu natychmiast
Zamiast tego staraj się pracować razem z podwładnym, by mieć pewność, że dobrze zrozumiał cel zadania i Twoje oczekiwania.
10. Oceniaj i doceniaj zaangażowanie
Przy ocenianiu skupiaj się na rezultatach a nie metodach. Analizuj powody błędów i wskazuj konstruktywne rozwiązania oraz natychmiast nagradzaj sukcesy
Efektywne delegowanie pozwala podwładnym uczyć się, zdobywać nowe doświadczenia, a menedżerom pozwala skupić się na działaniu, za które otrzymują wynagrodzenie – wykonywaniu zadań i osiąganiu celów za pomocą innych.
Marcia Zidle
Marcia Zidle jest specjalistką w zakresie technik motywacyjnych dla menedżerów i liderów biznesowych. Ma ponad 25 letnie doświadczenie w konsultingu.