Tworzenie planów
Zbliża się koniec roku, czyli czas na podsumowanie minionych miesięcy i stworzenie planu na zbliżający się okres. Planowanie jest procesem podejmowania określonych, świadomych decyzji na podstawie aktualnej sytuacji w firmie. Zawiera w sobie także przewidywanie warunków, jakie nastąpią w przyszłości. Planowanie dotyczy kierunku rozwoju firmy, celów, programów działań i efektów, jakie mają przynieść.
W zarządzaniu wyróżnia się zwyczajowo 3 rodzaje planowania, w zależności przede wszystkim od poziomu ogólności i rozłożenia w czasie
Planowanie strategiczne zakładające najdłuższy okres realizacji (kilka lat). Dotyczy ono zmian, mających charakter trwały, zmian w działalności, strukturze, wielkości firmy, reorganizacji itp
Planowanie taktyczne obejmujące okres około roku i dotyczące działań, jakie należy podjąć, aby osiągnąć konkretne cele w tym czasie. Takie planowanie zawiera zazwyczaj część techniczną, dotyczącą np. usprawnienia pewnych działań oraz część finansową, dotyczącą przewidywanych kosztów i przychodów.
Planowanie operatywne odnoszące się do najkrótszych jednostek czasowych np. miesiąca, tygodnia czy nawet dnia. Dotyczy ono przede wszystkim działań bieżących, są to zazwyczaj plany krótkoterminowe.
Każdy plan powinien składać się z kilku najistotniejszych elementów:
- celów, jakie menedżer chce osiągnąć,
- programu działania, za pomocą którego zostaną one osiągnięte,
- środków, jakie wymaga osiągnięcie celów,
- założonych konkretnych efektów działania.
Ustalając plan roczny menedżer zazwyczaj opiera się na tworzeniu planu taktycznego, jednak ważne jest, by plan uwzględniał możliwość wprowadzenia do niego zmian. Z oczywistych względów niektórych rzeczy nie można przewidzieć, dlatego istnieje prawdopodobieństwo, że pewne elementy w planie będą musiały ulec zmianie. Jeśli menedżer nie uwzględnił takiej możliwości, oznacza, iż skonstruowany plan jest błędny.
Tworzenie planów awaryjnych natomiast jest konieczne, gdy prawdopodobne jest, iż któryś z elementów się nie powiedzie. Biorąc pod uwagę końcówkę roku 2011i pewien szum informacyjny, któremu media nadały już nazwę kryzysu, należy wziąć pod uwagę stworzenie planu awaryjnego na przyszły rok.
Stworzenie planu zakłada kilka działań, z których najważniejsze to:
a) Określenie celów, czyli tego, co powinno zostać osiągnięte w przyszłym roku. Określenie celów powinno być zgodne z techniką SMART.
b) Przeanalizowanie obecnej sytuacji na podstawie rocznego podsumowania.
c) Przewidywanie, oparte na analizie zadań, które będą wymagały realizacji, z uwzględnieniem kosztów, nakładu pracy, ilości zaangażowanych pracowników. Menedżer powinien zastanowić się w także nad alternatywnymi rozwiązaniami.
d) Programowanie i ustalenie harmonogramu prac. Menedżer tworzy plan konkretnych i koniecznych działań z terminami ich realizacji. Ustala ramy czasowe, w jakich powinien działać jego zespół, kolejność działań, zakładając tu także możliwość wprowadzenia zmian.
e) Określenie zasobów, czyli przydzielenie pracowników do poszczególnych działań i projektów, ustalenie ich wzajemnych kompetencji. W tym momencie menedżer powinien zastanowić się nad potrzebą ewentualnej dodatkowej rekrutacji.
f) Wyznaczenie strategicznych celów, ustalania planów sprzedaży, norm, kosztów poniesionych, norm jakości świadczonych usług.
g) Dodatkowe narzędzia, czyli przewidzenie, jakie dodatkowe narzędzia mogą być potrzebne pracownikom. W tym punkcie ważne jest także, aby zastanowić się nad potrzebą szkoleń personelu, poprzez sprawdzenie jakich kompetencji będą wymagać planowane zadania.
h) Zaplanowanie budżetu.
i) Ustalenie sposobów kontroli wykonania zadań i planu.
Najważniejszymi cechami planu jest to, aby był on elastyczny, kompletny, perspektywiczny, a przede wszystkim realny i mierzalny na każdym jego etapie. Menedżer powinien wiedzieć, że plan jest wyznaczeniem kierunku, w jakim działania jego oraz jego zespołu muszą zmierzać. Tworzenie dobrze skonstruowanego planu jest procesem czasochłonnym i żmudnym, ale koniecznym, by odpowiednio zarządzać sprzedażą.
a.m.