Prowadzenie dobrego zebrania. Kilka dobrych rad jak kierować spotkaniem.
Organizowanie dobrego zebrania, a więc takiego, które nie będzie rutynową pogawędką, nie jest proste. Zwłaszcza w przypadku spotkań Dyrektora Oddziału ze swoim zespołem. Jest to, jeden z ważniejszych aspektów kontroli czy też rozmów oceniających ludzi, którzy na co dzień posiadają dużą swobodę działania.
To właśnie Kierownicy Zespołów, którzy pracują samodzielnie, mają największe zapotrzebowanie na takie zebrania i ich aspekt mobilizujący. Na takiej naradzie, również analizujemy i oceniamy wyniki zespołu. Aby spotkanie pełniło funkcje motywujące musisz koncentrować się na pozytywnych stronach pracy podwładnych, a do tych negatywnych odnosić się bezosobowo. Organizowanie zebrania wymaga, zatem doświadczenia i przemyślenia całego procesu. Takie spotkanie nie może być celem samym w sobie.
Warunkami dobrze zorganizowanego zebrania są przede wszystkim:
• dobranie odpowiedniego tematu do poziomu uczestników,
• cel, który można osiągnąć w założonym terminie,
• odpowiednio dobre przygotowanie prowadzącego do moderowania dyskusji, a więc wyznaczenie konkretnego terminu, który będzie odpowiadał wszystkim uczestnikom, wybór właściwego pomieszczenia, czy zapewnienie narzędzi niezbędnych do przeprowadzeni zebrania np. rzutnik, flipchart etc.
• liczba uczestników nie może być zbyt duża, tzn. na zebraniu muszą znaleźć się osoby zainteresowane tematem spotkania.
Czym nie powinno być zebranie? Na pewno nie powinno sprowadzać się do wydawania rozkazów. To musi być konstruktywna dyskusja dążąca do wypracowania wspólnego stanowiska. Zgodność przynosi wymierne korzyści firmie: uproszczenie i racjonalizację pracy, rozwiązywanie konfliktów międzyludzkich, przekazywanie wiedzy etc.
Jeśli będziesz bawił się w dyktatora zebrania i na siłę forsował swoje własne poglądy, to osiągniesz efekt odwrotny do zamierzonego i trwale zniechęcisz swoich pracowników do uczestnictwa w takich spotkaniach. Pamiętaj, o sukcesie zebrania nie decyduje jednomyślność. Równie cenne mogą być przecież głosy przeciw lub tylko częściowe uzgodnienie stanowiska.
Zresztą czasami trzeba liczyć się z faktem, że pewnych spraw nie da się załatwić na jednym spotkaniu. Nie warto, zatem przeciągać jednego spotkania tylko z góry założyć możliwość odbycia kilku zebrań.
Tekst oparty na książce “Klienci kupują tylko od najlepszych ” pod red. Piotra Ratajczyka.
D.D.
D.D.