Narzędzia komunikacji menedżera zespołu – zebranie
Jedną z najbardziej znienawidzonych rzeczy w życiu sprzedawcy są zebrania i długość ich trwania. Zadanie przeprowadzania zebrań to jedno z podstawowych obowiązków kierownika zespołu. Potrzeba do tego wielu umiejętności, by nie zdominować lub nie być zbyt pasywnym podczas zebrania.
Co robić, by zebranie było skutecznym narzędziem komunikacji? Odpowiedz sobie na trzy pytania
- Kogo potrzebuję na takim spotkaniu?
- Dlaczego ma pojawić się na spotkaniu?
- Jakie zadania mam dla niego/niej?
1. Czas
Dzisiejsze spotkania są długie. Efektywne spotkanie powinno trwać nie dłużej niż 75 minut. Pilnowanie ram czasowych ograniczy rozmowy nie na temat. Niech zebrania będę proste, powtarzalne i konkretne. Uczestnicy zebrań nienawidzą, gdy są zarzucani dużymi ilościami informacji. Zaczynaj i kończ o wyznaczonym czasie. Nie pozwalaj, by konkretni uczestnicy zdominowali całe zebranie.
2. Porządek informacji
Kategoryzuj przekazywane na spotkaniu informacje – używaj prostej techniki: trzy tematy na spotkanie – trzy podpunkty do jednego tematu. Jeśli używasz pokazu slajdów np w Power Poincie nie przesadzaj ze slajdami. Pamiętaj o używaniu flipchartów i tablic.
3. Informacja o spotkaniu
Dzisiejsze spotkania są długie. Efektywne spotkanie powinno trwać nie dłużej niż 75 minut. Pilnowanie ram czasowych ograniczy rozmowy nie na temat. Niech zebrania będę proste, powtarzalne i konkretne. Uczestnicy zebrań nienawidzą, gdy są zarzucani dużymi ilościami informacji. Zaczynaj i kończ o wyznaczonym czasie. Nie pozwalaj, by konkretni uczestnicy zdominowali całe zebranie.
2. Porządek informacji
Kategoryzuj przekazywane na spotkaniu informacje – używaj prostej techniki: trzy tematy na spotkanie – trzy podpunkty do jednego tematu. Jeśli używasz pokazu slajdów np w Power Poincie nie przesadzaj ze slajdami. Pamiętaj o używaniu flipchartów i tablic.
3. Informacja o spotkaniu
Dobrą praktyką jest wysłanie wszystkim agendy spotkania najpóźniej na 24 godziny przed zebraniem. Unikaj informowania o spotkaniu na początku lub końcu dnia, zwłaszcza w piątki.
4. Deleguj zadania
W końcu, nigdy nie kończ zebrania bez delegowania konkretnych zadań. Praca nie jest wykonywana ponieważ ludzie, którzy wychodzą z zebrania wierzą, że konkretne zadania zostaną wykonane przez kogoś innego – tak dzieje się, gdy nie wyznaczasz zadań i terminów ich realizacji konkretnym podwładnym.
5. Wysyłaj podsumowania
Nie zapominaj o wysłaniu podsumowania z każdego zebrania do wszystkich jego uczestników. W ten sposób wszystko będzie utrwalone, a wszelkie niedomówienia wyjaśnione.
W końcu, nigdy nie kończ zebrania bez delegowania konkretnych zadań. Praca nie jest wykonywana ponieważ ludzie, którzy wychodzą z zebrania wierzą, że konkretne zadania zostaną wykonane przez kogoś innego – tak dzieje się, gdy nie wyznaczasz zadań i terminów ich realizacji konkretnym podwładnym.
5. Wysyłaj podsumowania
Nie zapominaj o wysłaniu podsumowania z każdego zebrania do wszystkich jego uczestników. W ten sposób wszystko będzie utrwalone, a wszelkie niedomówienia wyjaśnione.