Jak Ty marnujesz swój czas? Informacja zwrotna, cz. IV
Kiedy poruszamy się po obszarach zarządzania własnym czasem i naszych podwładnych, pojawia się temat głównego zajęcia kadry menedżerskiej.
Może wielu obserwatorom z boku trudno w to uwierzyć, ale głównym zajęciem szczególnie korporacyjnego menedżera są spotkania i zebrania. Jako coach wielu poważnych menedżerów, stwierdzam, że sprawa prowadzeniaEFEKTYWNYCH spotkań jest jednym z najczęściej poruszanych zagadnień, uznanych za problem dużego „wąskiego gardła” w pracy.
Wiele firm robi małe postępy, rok po roku, ich zarządzający nie wiedzą jak zmienić sytuację. Typowy problem menedżera zarządzającego, to jego przekonanie, że to on musi znać rozwiązania wszystkich trudności jego działu czy firmy. A przecież wystarczy tylko spytać się swoich dobrych pracowników (mam nadzieje że masz takich), którzy podzielą się z Tobą uwagami na temat problemów, pomysłami na ich rozwiązanie. Jeżeli masz naprawdę dobrych podwładnych, jedyna rzeczą, z którą musisz się pojawić na spotkaniu to Twój osąd.
Zawsze gdy pytasz podwładnych, w czym tkwi problem, dowiesz się, mimo że nie zawsze są to przyjemne uwagi .
Pytania które najczęściej zadaję w tym obszarze:
1. Jaki jest cel tego spotkania ?
2. Czy są na nim właściwe osoby ?
3. Czy wszyscy mogli się przygotować ?
4. Czy wszyscy są przygotowani ?
5. Czy znamy kryteria sukcesu tego spotkania ?
6. Czy ustalono nieprzekraczalny czas tego spotkania ?
7. Czy wszyscy uczestnicy znają cel spotkania ?
Zacznijmy od celu spotkania….
– czy każde, cotygodniowe spotkanie (odprawa z podwładnymi, szefem) ma sens? Może to przewrotne pytanie, ale jak często słyszę, że spotkanie to zmarnowany czas, z którego nic nie wynika. Wierzcie mi, ponad połowa uczestników cotygodniowych spotkanio-odpraw sprzedażowych ma taką opinię.
Zadaj pytanie sobie, jaki jest cel Twoich systematycznych spotkań ? Jeżeli nie jest to tylko odczytanie wyników sprzedażowych zespołu i jednostek, to dobrze, ale jeżeli jest to również :
– rozliczenie z działań i aktywności,
– analiza działań plus ustalenia co będziemy robić dalej a czego nie będziemy robić
– motywacja zespołu,
– element szkoleniowy wybranym obszarze
… to bardzo, bardzo dobrze
Lech Dworaczyński