Efektywne wykorzystanie telefonu
Zapewne, gdy analizujesz swój typowy dzień pracy, często jesteś zaskoczony (a pewnie lekko zszokowany) ilością czasu, jakąpoświęcasz na rozmowy telefoniczne. Jednocześnie widzisz ile papierkowej roboty jeszcze leży na biurku.
Zastanawiasz się również jak możesz wykorzystać lepiej czas, który (przynajmniej w części) marnujesz na odbieranie od i wykonywanie telefonów do swoich podwładnych.
Oto dziewięć wskazówek, które możesz uznać za pożyteczne:
1. Planuj np. dzień wcześniej wszystkie telefony, które zamierzasz wykonać następnego dnia.
2. Budżetuj swój czas na rozmowy telefoniczne. Jeśli wiesz, ile telefonów musisz wykonać to zaplanuj „budżet czasowy” np. nie więcej niż 45 minut na np. sześć telefonów. Takie podejście zmobilizuje Cię do rozmawiania o sprawach naprawdę istotnych.
3. Wykonuj swoje telefony o określonej porze dnia. Wypracuj taką rutynę, a będziesz wiedział, czy wykonałeś wszystkie zaplanowane telefony.
4. Polegaj również na emailu, to narzędzie zostało stworzone, by tracić mniej czasu na telefony!
5. Dzwoń gdy podróżujesz! Jako Dyrektor regionu z całą pewnością spędzasz w trasie znaczną część swojego czasu pracy. Wykorzystaj to na wykonywanie telefonów (oczywiście zachowując przepisy bezpiecznego korzystania z telefonu podczas prowadzenia samochodu).
6. Nie obawiaj się zakończyć rozmowy, jeśli czujesz, że przekraczasz swój ustalony limit (oczywiście te, które możesz).
7. Deleguj. Wszystkie telefony, które może wykonać ktoś inny w Twoim imieniu powinny być delegowane!
8. W razie potrzeby dzwoń do ludzi tuż przed lunchem lub przed końcem dnia pracy. Takie rozmowy z całą pewnością nie będą długie.
9. Parafrazuj. Doskonałym zakończeniem rozmowy oraz jej podsumowaniem (zwłaszcza gdy słyszysz, że Twój rozmówca odbiega od tematu) jest parafraza ograniczająca się do najważniejszych Twoim zdaniem informacji.
Oto dziewięć wskazówek, które działają jeśli chodzi o skuteczniejsze wykorzystanie telefonu. Spraw, by to narzędzie było Twoim sprzymierzeńcem a nie wrogiem kradnącym Twój cenny czas.
D.D.