Organizacja czasu pracy
Bycie zorganizowanym jest niezmiernie ważne dla sprzedawcy. Aby być zorganizowanym musisz uświadomić sobie, czy cechuje Cię myślenie koncepcyjne, strategiczne, czy taktyczne, w tym tkwi istota planowania.
Niektórzy ludzie są naturalnie mniej zorganizowani, inni postępują bardziej racjonalnie. Niektórzy sztywno przechodzą z punktu A do B, według konkretnego harmonogramu działań, inni stosują generalny plan. Plan mówi Ci co masz zrobić, harmonogram, kiedy ma to być wykonane.
Kiedy rozpoczynasz planowanie, musisz odpowiedzieć na parę pytań:
1. Co chcesz osiągnąć?
2. Jak zdecydujesz o ważności tych rzeczy?
3. W jakim czasie chcesz, aby te rzeczy się wydarzyły? Odpowiedź na to pytanie tak naprawdę powie Ci, co powinieneś zrobić ze swoim planem. Wielu ludzi spędza zbyt wiele czasu planując, ale nie wiedzą, jak właściwie ten plan wykonać. A w tym może pomóc harmonogram.
Czas odgrywa tu najważniejszą rolę. W planowaniu należy uwzględnić także cele. Plan jest generalny, natomiast konkretne określenie w czasie danych zdarzeń to ustalenie harmonogramu.
Tak samo jest z planowaniem podróży. Podstawowe pytanie przy planowaniu nie polega na tym, kiedy gdzieś dotrzesz, ale o której musisz wyjść z domu, by na ten termin zdążyć. (Zawsze dodaj do tego czasu około 20 procent na wszelkie nieprzewidziane sytuacje.)
Za przykład podajmy sytuację, gdy chcesz zaplanować spotkania z trzema potencjalnymi klientami i planujesz, że sprzedasz im swoje produkty do określonego dnia. Aby odpowiednio zarządzać swoim czasem, musisz ustalić priorytety, a następnie określić co, musi się wydarzyć, abyś mógł sprzedać. W swoim harmonogramie natomiast powinieneś umieścić datę spotkania z klientami, co musisz zrobić zanim do tego spotkania dojdzie i jak się z nimi skontaktujesz. Działanie według określonych priorytetów jest prawdziwym wyzwaniem dla sprzedawców.
Ustalanie priorytetów i harmonogramu
Najpierw spójrz na swój plan i ułóż go pod względem priorytetów w skali: 1, 2, 3. Prawdopodobnie zauważysz, że większość elementów na liście będzie oznaczona numerem 1. Spójrz zatem na 1 i zapytaj, które z nich zasługują na bycie oznaczonym jako 1.1, które są 1.2, 1.3, itd Pośród nich także wybierz priorytety, oznacz je wykrzyknikiem i od nich rozpocznij pracę. Następnie w ten sam sposób zajmij się pracami oznaczonymi numerem 2 i numerem 3. Co kilka dnia sprawdzaj swoją listę i ją przewartościowuj, gdyż nieustannie Twój plan się będzie zmieniał. Na podstawie listy priorytetów ustal harmonogram działania, czyli co w jakim dniu zrobisz, o której godzinie i jak to wykonasz.
Zdolność ustalania priorytetów jest krytyczną umiejętnością. Planowanie jest bardziej strategiczne, harmonogramowanie jest bardziej operacyjne. To w jaki sposób określisz cele długoterminowe, a w jaki krótkoterminowe zależy również od planowania. Harmonogram natomiast to zakotwiczenie w czasie pewnych działań, aby te cele mogły zostać osiągnięte.
Arkusz pomocny w szkoleniu znajduje się tutaj