Jak zbudować plan komunikacji?

img_406
Każda frima czy struktura organizacyjna powinna posiadać plan komunikacji. Jest to doskonałe narzędzie, usprawnieniające przepływ informacji, wykluczające wszelkiego rodzaju szumy i błędy komunikacyjne. Nie jest jednak rzeczą prostą stworzenie odpowiedniego planu. Poniżej prezentujemy kilka wskazówek, mówiących czym jest plan komunikacj i kiedy powinien być rozwijany, a także kto to powinien robić? 



Czym jest plan komunikacji?
To dokument, który:
  • opisuje co chcesz osiągnąć (razem z podwładnymi),
  • jak chcesz osiągnąć cele,
  • jakimi narzędziami będziesz się posługiwał,
  • kto wykona zadania,
  • jak będziesz mierzył rezultaty.
Przede wszystkim jednak, taki plan zawiera szczegółowe informacje na temat różnymi interakcjami, zachodzącymi pomiędzy pracownikami. Uwzględnia on zarówno:
  • komunikację on-line,
  • spotkania, konferencje,
  • badania opinii podwładnych,
  • sposoby raportowania,
Kiedy należy zbudować plan?
Najlepszy czas to przełom roku budżetowego (wtedy będziesz wiedział, czy masz odpowiednie środki na planowanie procesów komunikacji w regionie).

 
Jak zbudować plan?
Przeprowadź audyt. Oceń swoją obecną komunikację w regionie. Możesz w tym celu posłużyć się zewnętrznym audytorem. Zaletą zatrudnienia eksperta z zewnątrz firmy jest niewątpliwie niezbędny obiektywizm w dokonaniu oceny procesów w tym obszarze. Zbada skuteczniej komunikację pionową i poziomą w Twoim regionie. Taki ekspert dostrzeże o wiele więcej błędów i zagrożeń dla komunikacji niż sam menedżer, jednak jest to rozwiązanie kosztowne.


Ustal cele, które będą zawierały również środki do ich realizacji.

 
Zidentyfikuj narzędzia i zdecyduj, które z nich użyjesz. Najlepiej przeprowadź w tym celu burzę mózgów w tym celu.
Zapytaj swoich podwładnych, jakie narzędzia komunikacyjne preferują np.
  • e-mail,
  • telefon (w tym sms),
  • zebranie,
  • komunikatory internetowe,
  • tablice ogłoszeń,
  • inne.
Ustal harmonogram komunikacji, czyli kto i kiedy. Wówczas pracownicy będą wiedzili do kogo zwrócić się z danym zagadnieniemczy problemem.  Taki harmonogram ma kolosalne znaczenie chociażby w przypadku raportowania.

 
Oceń rezultaty.  Twój plan musi zawierać kryteria oceny skuteczności komunikacji np.:
  • czy komunikacja wpływa na zmianę zachowań podwładnych?
  • czy jest skuteczna w procesie wdrażania zmian?
  • czy jest skuteczna w sytuacjach konfliktowych?
  • czy zwiększa zaangażowanie podwładnych w pracę?
  • czy informacje, jakie przekazuję, są weryfikowalne a przez to wiarygodne?
  • w końcu, czy cały proces komunikacji jest zrozumiały dla Twoich podwładnych?
Przygotowanie pisemnego planu komunikacji to proces czasochłonny, ale znacznie ułatwi Ci pracę i zyskasz uznanie u swoich przełożonych.
D.D.

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl
 

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl