Jak zbudować plan komunikacji?
Każda frima czy struktura organizacyjna powinna posiadać plan komunikacji. Jest to doskonałe narzędzie, usprawnieniające przepływ informacji, wykluczające wszelkiego rodzaju szumy i błędy komunikacyjne. Nie jest jednak rzeczą prostą stworzenie odpowiedniego planu. Poniżej prezentujemy kilka wskazówek, mówiących czym jest plan komunikacj i kiedy powinien być rozwijany, a także kto to powinien robić?
Czym jest plan komunikacji?
To dokument, który:
- opisuje co chcesz osiągnąć (razem z podwładnymi),
- jak chcesz osiągnąć cele,
- jakimi narzędziami będziesz się posługiwał,
- kto wykona zadania,
- jak będziesz mierzył rezultaty.
Przede wszystkim jednak, taki plan zawiera szczegółowe informacje na temat różnymi interakcjami, zachodzącymi pomiędzy pracownikami. Uwzględnia on zarówno:
- komunikację on-line,
- spotkania, konferencje,
- badania opinii podwładnych,
- sposoby raportowania,
Kiedy należy zbudować plan?
Najlepszy czas to przełom roku budżetowego (wtedy będziesz wiedział, czy masz odpowiednie środki na planowanie procesów komunikacji w regionie).
Jak zbudować plan?
Przeprowadź audyt. Oceń swoją obecną komunikację w regionie. Możesz w tym celu posłużyć się zewnętrznym audytorem. Zaletą zatrudnienia eksperta z zewnątrz firmy jest niewątpliwie niezbędny obiektywizm w dokonaniu oceny procesów w tym obszarze. Zbada skuteczniej komunikację pionową i poziomą w Twoim regionie. Taki ekspert dostrzeże o wiele więcej błędów i zagrożeń dla komunikacji niż sam menedżer, jednak jest to rozwiązanie kosztowne.
Ustal cele, które będą zawierały również środki do ich realizacji.
Zidentyfikuj narzędzia i zdecyduj, które z nich użyjesz. Najlepiej przeprowadź w tym celu burzę mózgów w tym celu.
Zapytaj swoich podwładnych, jakie narzędzia komunikacyjne preferują np.
- e-mail,
- telefon (w tym sms),
- zebranie,
- komunikatory internetowe,
- tablice ogłoszeń,
- inne.
Ustal harmonogram komunikacji, czyli kto i kiedy. Wówczas pracownicy będą wiedzili do kogo zwrócić się z danym zagadnieniemczy problemem. Taki harmonogram ma kolosalne znaczenie chociażby w przypadku raportowania.
Oceń rezultaty. Twój plan musi zawierać kryteria oceny skuteczności komunikacji np.:
- czy komunikacja wpływa na zmianę zachowań podwładnych?
- czy jest skuteczna w procesie wdrażania zmian?
- czy jest skuteczna w sytuacjach konfliktowych?
- czy zwiększa zaangażowanie podwładnych w pracę?
- czy informacje, jakie przekazuję, są weryfikowalne a przez to wiarygodne?
- w końcu, czy cały proces komunikacji jest zrozumiały dla Twoich podwładnych?
Przygotowanie pisemnego planu komunikacji to proces czasochłonny, ale znacznie ułatwi Ci pracę i zyskasz uznanie u swoich przełożonych.
D.D.