Dobrze, tanio i szybko? Chyba żartujesz!
Znacie stare powiedzenie: “To zbyt dobre, by było prawdziwe.” Innymi słowy bądź podejrzliwy jeśli ktoś oferuje ci duży zysk w zamian za małą inwestycję. To oczywiście odnosi się do wielu sytuacji np. gdy sprzedawca staje w drzwiach klienta i oferuje mu egzotyczną wycieczkę za zakup szopy ogrodowej. Co to ma jednak wspólnego z zarządzaniem projektami?
Całkiem dużo. Jeśli kiedykolwiek uczestniczyliście w spotkaniach z zespołem sprzedażowym odnośnie wdrażania nowych produktów, które sprzedawcy już zaczęli oferować, to wiecie o czym mówię. Problem polega na tym, że nie można zrealizować dobrze zamówienia klienta (np. produktu wysokiej jakości) tanio i szybko. Ktokolwiek proponuje realizację dobrze, tanio i szybko, to oszukuje zarówno siebie, jak i klienta, lub zwyczajnie nie pojmuje procesów zarządzania projektami, do których zalicza się również sprzedaż.
Posłużmy się przykładem. Budujemy dom. Czy można tanio wybudować dom? Pewnie, że tak. Jeśli będziemy kupowali tanie, czasami używane materiały i zbudujemy go własnoręcznie, to oszczędzimy na kosztach robocizny. Czy można wybudować dom o wysokim standardzie? Oczywiście! Możemy zastosować najnowsze i najlepsze materiały oraz zatrudnić fachowców. Tylko nie będzie tanio!
Czy można zbudować dom szybko? Relatywnie tak. Im mniejszy dom, tym szybciej go zbudujemy. Jednakże jeśli nie chcemy iść na kompromisy odnośnie metrażu, to możemy wybudować dom z prefabrykatów, będzie szybko, ale z pewnością nie tanio. Możemy mieć zespół składający się ze stu sprzedawców, ale i tak pewne zadania będą wymagały takiej samej ilości czasu na wykonanie. Większy zespół może nawet spowolnić wykonanie projektu, bo ludzie zwyczajnie będą sobie wzajemnie przeszkadzać. Zmuszanie ludzi, by pracowali dwa razy szybciej też nie jest dobrym rozwiązaniem, bo wtedy łatwo o błędy i przeoczenia. Przeciekający dach, czy niezabezpieczona instalacja elektryczna to nie jest przykład budowania na wysoki standard, prawda?
Próba dostarczenia klientowi wysokiej jakości produktu, szybko i tanio, jest po prostu niewykonalna. Menedżerowie projektów borykają się z tym fantem od lat i stworzyli swoistą abstrakcję, która ma pomóc im to zrozumieć. To zagadnienie znane jest pod nazwą trójkąt projektu.
Trzema bokami tego trójkąta są: zakres, koszt i czas. Każdy projekt ma jeden, czasami dwa boki o ustalonej wielkości, której nie można zmienić bez względu na okoliczności. Na przykład: Igrzyska Olimpijskie w Londynie miały wyznaczony czas trwania, tego nie można było zmienić. Pozostałe wielkości są jednak elastyczne. Jeśli obawiamy się, że możemy nie wyrobić się w czasie, to możemy zwiększyć środki na realizację, w tym również personel. To oczywiście podniesie koszt całego przedsięwzięcia.
O czym zatem należy pamiętać? Przede wszystkim musimy już na początku wiedzieć, który z boków trójkąta jest niezmienialny. Dzięki temu będziemy wiedzieć, jakie pole manewru mamy przy pozostałych bokach. Po drugie, znamy oczekiwania klienta. Nie oferujemy czegoś, czego realnie nie jesteśmy w stanie dostarczyć. Po trzecie, zespół musi wiedzieć, że zawsze lepiej jest obiecać mniej, a dostarczyć więcej. Muszą wiedzieć, że z tej trójki: dobrze, tanio, szybko tylko kombinacja dwóch rzeczy jest możliwa do zapewnienia.
Jeśli ty i twoi ludzie, to zrozumiecie, tym większe szanse na to, że spełnicie oczekiwania klienta. Sam projekt będzie też mniej stresujący. Co o tym sądzicie? Być może nie zgodzicie się z moim zdaniem i uważacie, że możliwe jest sprzedawanie wysokiej jakości produktów tanio i szybko?
Simon Buehring
Źródło: Good, cheap and fast – you’ve got to be joking!