Jak nie dać się przytłoczyć problemami podwładnych?
Podwładni nierzadko z każdym swoim problemem czy dylematem zwracają się do swojego przełożonego. Tym sposobem menedżer nie ma czasu, aby zająć się tym, co najważniejsze, a pracownicy nie potrafią radzić sobie z własnymi problemami i nie szukają rozwiązań tylko czekają na gotowe pomysły. To pułapka, w którą łatwo wpaść,
Wielu ludzi z otoczenia menedżera tylko patrzy, jakby tu przerzucić na jego barki swoje bardziej lub mnie wydumane problemy. Zawsze uważałem, że sposób obrony przed tym zjawiskiem jest kluczowym elementem własnego zarządzania czasem przez menedżera. Można na ten temat napisać książkę, ale dzisiaj tych zagadnień nie będę poruszał
Proces rozwiązywania zgłaszanych problemów ma swoje etapy, które powinny być ściśle przestrzegane i rzetelnie analizowane. Pierwszym etapem jest… określenie problemu.
Aby dobrze określić problem, należy wyraźnie go wskazać, a następnie opisać sytuację docelową. Jest to ważne, ponieważ nie zawsze problem jest dobrze oceniany.
Przykład: sprzedawca potrafił doprowadzić średnio do 3 spotkań sprzedażowych w tygodniu, z czego finalizował korzystnie dla siebie jedną transakcję. Od paru tygodni średni wskaźnik obniżył się do 1,8 spotkań, co oznacza, że konieczna jest ich większa liczba. Aby precyzyjnie opisać problem (bez ustalania przyczyn i rozwiązań) musimy podać docelowy wynik – średni wskaźnik spotkań obniżył się z 3,0 do 1,8. Musimy do końca kolejnego miesiąca podnieść go 3,0.
Pamiętajmy zawsze o oddzieleniu symptomu od problemu. Symptomem jest spadek wskaźnika liczy spotkań, problemem jest… no właśnie – co? Brak aktywności, brak poleceń, choroba, kłopoty osobiste, wyczerpanie możliwości rynku docelowego?
Kolejny etap to identyfikacja prawdziwej przyczyny. Nieważne jakimi metodami, ale musimy poznać prawdziwe powody sytuacji problemowej. Warto tutaj skorzystać z pomocy narzędzi, np. skalowanie zagadnienia: czynnik o dużym znaczeniu/ umiarkowanym/ niewielkim/ bez znaczenia. Często z tego korzystam – stanowi to dobrą metodę twórczej analizy każdego zagadnienia.
W kolejnym etapie identyfikacja przyczyny polega na zadaniu pytania lub pytań „DLACZEGO?” – zawsze warto zrobić to solidnie.
Następnym etapem będzie wskazanie potencjalnych, możliwych i realnych rozwiązań. Wybierając je, należy się trzymać określonych parametrów. Mogą one dotyczyć różnych kwestii (terminy, koszty, metody działań). Zawsze warto rozpocząć od możliwości („może mógłbym, może moglibyśmy”), aby przejść do „powinienem, powinniśmy”. Tutaj szczególnie polecam zacząć od określenia, czego nie będziemy robić, np. mniej czasu poświęcę na administrację, nie będę spotykał się z klientami klasy C, itp. To pozwoli wybrać najbardziej optymalne rozwiązanie.
Kolejnym etapem w procesie jest planowanie działań. Jako doradca biznesowy, bardzo często widzę, że planowanie to kula u nogi wielu menedżerów. Co z tego, że wiemy, co należy zrobić? Trzeba jeszcze wiedzieć – jak i kiedy. Skuteczne planowanie działań też składa się z etapów – jakie kroki trzeba podjąć, jakich potrzebujemy zasobów (czas, finanse, ludzie), jakie przyjmiemy terminy rozpoczęcia i zakończenia działań oraz kto będzie za co odpowiedzialny.
Warto również ustalić, jakie konsekwencje zostaną wyciągnięte w przypadku porażki w działaniu. Z doświadczenia wiem, że jest to skuteczna metoda na efektywne działanie. Stosując taką metodologię, nie tylko efektywnie zajmiemy się bieżącymi problemami, ale też wdrożymy system ich rozwiązywania.
Oczywiście pamiętamy, że albo zajmujemy się problemem, albo czekamy na jego samoistne rozwiązanie. Nie oceniam, co dla kogo jest lepsze. Osobiście wolę panować nad sytuacją i rozwiązuję problemy, zlecam to podwładnym lub uznaję, że zgłoszony problem… nie jest problemem. Tak reagując, mam gwarancję, że nikt do mnie nie zgłasza „wymyślonych” problemów. Wszyscy wiedzą przecież, że szef oczekuje propozycji rozwiązań, a nie problemów. Nie można pozwolić sobie na przerzucenie na siebie tych spraw – zawsze menedżer powinien spytać, jakie rozwiązania proponują podwładni.
Lech Dworaczyński – przedsiębiorca, inwestor, udziałowiec i członek zarządów firm, wybitny trener, coach oraz doradca biznesowy. Od wielu lat nadal na pierwszej linii zarządzania sprzedażą! Nasz ekspert i opiekun merytoryczny portalu.
www.dworaczynski.pl