Zarządzanie informacją
Spędzasz coraz więcej czasu na obrabianie i przesyłanie informacji, tak iż nie masz już wiele czasu na sprzedaż? Witaj w erze informacyjnej. Nie jesteś jedynym takim przypadkiem. Problem związany z zalewem informacji jest relatywnie nowy ale jest to powszechne zagrożenie dla Twojego sukcesu jako sprzedawcy. Cztery lub pięć lat temu sprzedawcy nie przejmowali się natłokiem informacji w takim stopniu, jak dzisiaj.
Rozwój nowoczesnych technologii w ostatnich latach zwielokrotnił ilość informacji, które do nas docierają, i z którymi musimy sobie radzić. Pomyślcie tylko, ile informacji musimy zbierać o swoich klientach. Kilka lat temu wystarczył notes i dobra pamięć. Dzisiaj potrzebujemy specjalnych formularzy i skomplikowanych systemów informatycznych, by wszystko trzymać w odpowiednim porządku. Produkty i usługi, które sprzedajemy również są coraz bardziej rozbudowane, a przez to bardziej skomplikowane. Wszystko to przekłada się na coraz większe ilości informacji, które musimy odpowiednio organizować i zarządzać. Większość sprzedawców, których znam mogłoby poświęcić od ośmiu do dwunastu godzin tygodniowo tylko po to, by przejrzeć wszystkie maile, informacje od przełożonych, biuletyny, nowe cenniki, specyfikacje nowych produktów itd. Informacje zalewają nas jak fala przypływu. Jeśli nie stworzymy dla siebie bezpiecznej przystani, to nasza skuteczność jako sprzedawców spadnie drastycznie. Naszym nadrzędnym celem jest przecież sprzedawać.
Wyobraźcie sobie, ile cennego sprzedażowego czasu sprzedażowego (lub czasu prywatnego, kosztem naszych bliskich) marnujemy każdego tygodnia. Co zatem robić? Jak przezwyciężyć to zagrożenie? Jak kontrolować przepływ informacji i chronić swój cenny czas sprzedażowy? Broń się!
Jedną strategią jest przyjęcie postawy defensywnej. Innymi słowy rozwijać sposoby obrony przed zalewem mało istotnych, “śmieciowych” informacji. By to zrobić musimy zrozumieć i wdrożyć dwa kluczowe procesy. Pierwszym z nich jest „odsiew” tych zbędnych informacji. Dopuszczaj do siebie informacje, które chcesz a inne odrzucaj. Należy w tym celu wypracować w sobie pewną dyscyplinę i konsekwencję w tym obszarze. To kwestia wyrobienia w sobie nawyku szybkiego decydowania, która informacja dotyczy mnie bezpośrednio i która jest dla mnie istotna.
Wyobraźmy sobie pewien scenariusz. Wchodzisz do biura. Włączasz komputer i odbierasz dziesiątki maili. Pierwszy z nich zawiera nowy cennik na produkty, które bardzo rzadko sprzedajesz. Czy to jest informacja przydatna dla Ciebie? Pewnie nie. Kasujesz email. Kolejny email to broszura dotycząca serwisu urządzenia, które Ty sprzedałeś raz, rok temu. Mail do kasacji. Kolejny email to raport porównujący zeszłoroczną sprzedaż trzech produktów do sprzedaży sprzed dwóch lat. Śmieć. W końcu email od szefa z harmonogramem spotkań na najbliższe dwa miesiące. Wśród wymienionych ta informacja jest istotna. Ten cały proces może potrwać zaledwie kilka sekund! Zostaje więcej czasu na działania, które przyniosą Tobie i firmie rzeczywiste korzyści.
Co dalej? Czas na drugi proces – ustalenie priorytetów. Po wstępnej ocenie i odsiewie informacji zbędnych przychodzi czas na wyznaczenie, która informacja będzie wymagała Twojej natychmiastowej reakcji, a która może poczekać. Dobrą praktyką jest stworzenie folderów w swojej poczcie elektronicznej np. „Pilne!” „Mniej pilne”, „Przejrzeć kiedy będę miał czas”, „Cenniki”, „Oferty” itp. W zależności od własnych potrzeb. Oczywiście nie trzeba specjalnie uzasadniać, że to samo działanie dotyczy również informacji, które docierają do Ciebie w bardziej tradycyjny sposób: listy, notatki itp.
Pierwszeństwo ma zawsze folder „Pilne!” To oczywiste. „Mniej pilne” i Przejrzeć kiedy będę miał czas” to zadania, którymi powinieneś zająć się np. wtedy, gdy czekasz na spotkanie z klientem lub gdy sam spędzasz przerwę na lunch. Na „Cenniki” i „Oferty” najlepszy czas to piątkowe popołudnia, pod koniec dnia pracy lub godzina lub dwie pracy w domowym biurze.
Wdrożenie tych dwóch procesów sprawi, że znów będziemy mieli czas na sprzedaż. Bogaty w informacje świat, w którym żyjemy stworzył sytuację gdzie niektóre techniki i strategie zarządzania własnym czasem i przepływem informacji, które działały wcześniej nie są już tak skuteczne dzisiaj.
Dzisiaj trzeba wypracować „systemy obronne” przed zalewem niechcianych informacji w przeciwnym wypadku zagrożenie, że pójdziemy „na dno” jest bardzo realne.
by Dave Kahle, copyright (2010) www.davekahle.com
Dave Kahle, od 21 lat praktyk w zarządzaniu sprzedażą . W swojej karierze wyszkolił ponad 1000 menedżerów i tysiące sprzedawców. Autor 8 książek w tym 10 secrets of Time Management for Salespeople, Question Your Way to Sales Success, które zostały przetłumaczone na 8 języków i wydane w 20 krajach. Wydawca e-zina Thinking about Sales. Na swoim koncie ma ponad 1000 artykułów.
Oryginalny artykuł znajduje się tutaj
Polecane książi: Chaos