Szef sprzedaży – planowanie własnego czasu pracy
Główną zasadą planowania własnego czasu pracy jest pilnowanie, aby robić tylko to, czego nie mogą zrobić inni. Jeżeli ktoś inny może wykonać naszą pracę, nawet jakościowo gorzej niż my, należy mu te obowiązki zlecić. Ludzie kopiują własnego szefa, bądźmy zatem przykładem takiego zachowania, aby jego elementy od nas przejęte, doprowadziły podwładnych do sukcesu a nie porażki.
Wszyscy mamy ten sam czas (i z reguły inne wyniki), sposób jego wykorzystania będzie decydujący na jakość naszych wyników. Biorąc to wszystko pod uwagę, menedżer zarządzający zespołem sprzedażowym powinien skupić się nad obszarami które mógłby przekazać w inne ręce. Oczywiście, znany jest syndrom “zosia-samosia”, rozsądny menedżer jest świadomy skutków takiej postawy. Zagadnienie “czego nie robić” jest czasami ważniejsze od tematu “co robić”, z bardzo prostej przyczyny – zbyt wielu menedżerów sprzedaży jest tak “zapracowanych”, że nigdy nie mają czasu zrobić coś dobrze, za to zawsze muszą znaleźć czas, aby zrobić to jeszcze raz.
Zapracowany menedżer jest główną przyczyną słabych wyników swoich podwładnych, ponieważ jedyną jego reakcją na brak tych wyników, jest nawoływanie do jeszcze cięższej pracy. Zakładając, że jego podwładni nie mają syndromu braku aktywności zawodowej, kończy to się tylko większą ich frustracją. Jeżeli nam coś nie wychodzi, zacznijmy od analizy wykonywanych czynności i zobaczmy co jest pilne i ważne, co jest “wąskim gardłem”, a co jest mniej istotne. Nie eliminując rzeczy zbędnych, nigdy nie wygospodarujemy czasu na wykonywanie właściwych aktywności.
Możemy to osiągnąć, poprzez obserwacje i analizę własnej pracy oraz porównywanie własnych metod działania, z działaniami tych, którzy są wyjątkowo efektywni i mają opinię doskonale zorganizowanych – uczmy się od nich. Jak w związku z tym możemy popracować nad własną efektywnością? Podam parę przykładów, z reguły zbyt oczywistych aby nie zdawać sobie sprawy z ich ważności:
- planowanie działań – od tyłu (rok, półrocze, kwartały, tygodnie i… dni),
- podział na pilne i ważne, w jasnym schemacie organizacyjnym o ustalonej odpowiedzialności,
- opracowanie schematów komunikacyjnych, kto ,kiedy i jak ma być informowany,
- wieczorem ustalamy co będziemy robić jutro,
- planujemy tylko 70 proc. czasu w skali tygodnia,
- dzielimy własnych ludzi na grupy kompetencyjne i szkolimy według tego podziału,
- wykorzystujemy potencjał intelektualny podwładnych (burze mózgów, grupy projektowe, prowadzenie spotkań etc.),
- DELEGUJEMY czynności i odpowiedzialność do poszczególnych osób – to ich szansa na rozwój,
- wyznaczamy swojego zastępcę – dbamy, aby o wszystkim wiedział, był odpowiedzialny i umiał podejmować decyzję,
- w sposób przemyślany przygotowujemy każde nowe działanie naszego zespołu – za to jesteśmy odpowiedzialni przed podwładnymi i szefami,
- przestrzegamy zasad dobrego zlecania zadań (zdefiniowany cel, terminy, jakość, raportowanie),
- ograniczamy liczbę zebrań, pracujemy nad ich efektywnością,
- unikamy improwizowania, zawsze jesteśmy przygotowani – szczególnie podczas spotkań z podwładnymi,
- analizujemy na bieżąco występujące “wąskie gardła” – uwaga! – nigdy się nie kończą!,
- unikamy “złodziei “czasu, chronimy przed nimi naszych ludzi,
- analizujemy czynniki hamujące nasz potencjał wzrostu,
- analizujemy czynniki na które nie mamy wpływu, przedstawiamy je podwładnym i pilnujemy aby nie były one tematem zainteresowania zespołu,
- szlifujemy techniki wpływania na innych, ze szczególnym naciskiem na możliwość efektywniejszego gospodarowania czasem,
- maksymalnie wykorzystujemy najnowsze techniki i narzędzia do komunikacji (np. smartfony, tablety , internet itp.),
- wdrażamy efektywną metodę kontroli realizacji założonych aktywności i zadań, uczymy tego do skutku wszystkich członków zespołu,
- dbamy o rozwój własny, tworzymy plan samorozwoju, wymagamy tego od innych – mamy być zespołem dbającym o rozwój osobisty i zawodowy,
- wprowadzamy dla siebie i innych kartotekę pomysłów do realizacji – dyktafon zawsze pod ręką,
- staramy się nie tylko kopiować rynek ale również go tworzyć – to nasza polisa ubezpieczeniowa.
Podsumowując, aby mieć czas na właściwe rzeczy, należy w pierwszej kolejności znaleźć na nie czas poprzez eliminacje rzeczy które mogą zrobić inni. Nie szukajmy ciężkiej pracy, nie jest sztuką ciężko pracować, sztuką jest zarabiać ciężkie pieniądze. Jesteśmy odpowiedzialni za nasz zespół, dajmy im szansę kopiować właściwe zachowania.
Lech Dworaczyński – przedsiębiorca, inwestor, udziałowiec i członek zarządów firm, wybitny trener, coach oraz doradca biznesowy. Od wielu lat nadal na pierwszej linii zarządzania sprzedażą! Nasz ekspert i opiekun merytoryczny portalu.
www.dworaczynski.pl