Pilnuj czasu podwładnych sprzedawców

Każdy z nas ma tę samą ilość czasu do dyspozycji. To jak go wykorzystujemy w znacznej mierze zależy od nas samych. Nieefektywne wykorzystanie czasu na sprawy osobiste i zawodowe zawsze będzie decydowało o końcowym efekcie, mimo zachowania pełnej staranności w innych obszarach. Na często zadawane pytanie, do czego sprzedawcy potrzebny jest menedżer, większość ma na myśli dbanie o właściwy poziom motywacji. Moim zdaniem, każdy z nas potrzebuje pilnowania i ciągłej oceny wykorzystania czasu przeznaczonego wcześniej na pracę zawodową.



Nic bardziej nie boli, kiedy analiza “po” uświadamia nam fakt niezbyt efektywnego działania, skupienia na nieistotnych rzeczach, zagubienia istoty danego procesu. Każda minuta uwagi menedżera na proces zarządzania czasem przez niego samego i jego podwładnych zwraca się wielokrotnie w postaci nie tylko lepszych efektów działań ale przyjemnego poczucia braku jego marnowania. Rozpoczynając współpracę z nowym sprzedawcą, warto sprawdzić jego sposób gospodarowania czasem, dokładnie go omówić i poddać analizie.



Na to menedżer może mieć duży wpływ, podwładny powinien docenić ten proces, pod warunkiem że faktycznie zainteresowany jest odniesieniem sukcesu na miarę swoich możliwości. Kto z nas nie lubi poczucia “nie zmarnowania” czasu? Podwładni kopiują swojego szefa, jeśli chcemy mieć zespół sprzedażowy, dobrze zarządzający swoim zasobem czasu, przyjrzyjmy się sobie z pełną uwagą, wszak kopia rzadko jest lepsza od oryginału. Zacznijmy od tego, czy działamy pod wpływem chwili (tzw. bieżączka), czy w sposób wcześniej zaplanowany, przemyślany i prewencyjny.



Nie ma co ukrywać, większość z nas nie planuje rzetelnie swoich działań i z reguły od razu przystępuje do działania. Jeżeli tak też postępują podwładni, efekty spodziewane mogą nie być zadawalające, mimo wielogodzinnej “harówki” w procesie  sprzedażowym. Podwładni w procesie planowania powinni wyznaczyć i szczegółowo opisać wszystkie obszary mające bezpośredni wpływ na ostateczny wynik finansowy – oznacza to skupienie na wymiernej wartości (pieniądze) a nie tylko na “bieganiu” po klientach. Ciężka praca nie zawsze oznacza ciężkie pieniądze i to warto każdemu uzmysłowić.



Reguła Pareto – 20/80 – jest podstawą efektywnego działania pracownika sprzedaży, co nie oznacza że większość o niej pamięta i wdraża jej reguły. Pomijam tutaj sytuację również bardzo typową dla całej branży sprzedażowej, jaką jest brak aktywności zawodowej sprzedawców, w takim przypadku zarządzanie czasem własnym nie jest tematem priorytetowym. Przyglądając się z boku swoim podwładnym, ujrzymy wiele typowych zachowań, które muszą zostać przeanalizowane i zmienione w celu podniesienia wydajności w pracy. To wymaga przyjęcia pewnego systemu, systemy bowiem a nie ludzie są najważniejsze w biznesie.



Wypracuj z podwładnymi takie systemy, aby mogli maksymalnie skupić się na rzeczach ważnych i pilnych, w odpowiedniej kolejności i ilości. Przedstawię teraz kilka elementów systemu, pozwalającego znacznie podnieść własną wydajność. Jeśli za coś się bierzemy, to kończymy od razu. Nie zaczynamy dzwonić do ustalonej wcześniej liczby  klientów, jeżeli nie mamy wystarczająco dużo przeznaczonego na to czasu. Nie otwieramy e-maili aby je przejrzeć, otwieramy je wtedy kiedy możemy się zająć problemami których dotyczą.



Nie udawajmy, że to tylko minutka, policzmy te minuty w skali tygodnia, miesięcy a możemy mieć nietęgą minę (naprawdę, e-maile są w chwili obecnej dużym problemem gospodarowania czasem wielu organizacji). Spisujmy zawsze swoje obowiązki ! Niektórzy spisują w różnej formie sprawy, którymi muszą się zająć, inni działają pod wpływem chwili, jeszcze inni spisują i segmentują. Ja w swojej pracy zawsze wypisuję maksymalnie do pięciu najważniejszych rzeczy które muszą być wykonane każdego dnia (a wynika to głównie z planu tygodnia). Ponieważ planuję 70 proc. czasu przeznaczonego na pracę, mam czas na rzeczy nieprzewidziane, ale te pięć rzeczy ustawione według ważności i pilności (od najważniejszej do najmniej istotnej) zajmuje i tak cały czas do dyspozycji.



Pozostaje po tym poczucie dobrze nie tylko wykonanej pracy, ale i właściwej pracy. Wybranie pięciu najważniejszych rzeczy do zrobienia każdego dnia i doprowadzenie ich wszelkimi sposobami do końca, nie wyklucza zajęcia się pozostałymi rzeczami. Ponieważ większość z nas zaczyna z reguły od rzeczy łatwych i przyjemnych, na końcu dnia zabiera się za te trudne a właśnie one prawdopodobnie są wąskim gardłem naszego biznesu. Planowanie każdego swojego dnia to podstawa. Robimy to po to, aby trzymać się ustalonego planu bez względu na okoliczności. To wymaga uprzedniego określenia ilości czasu na każdą czynność. To można zrobić, jak już coś było kiedyś wykonywane, mamy wiedzę ile na to będziemy potrzebować czasu.



Kolejną kwestią jest ustalenie hierarchii czynności i zadań do zrobienia. Pamiętajmy o regule 20/80 i skupiajmy sie na tym co jest produktywne. I to jest główne zadanie menedżera wobec podwładnego. Dobrze się zastanówmy, kiedy zatwierdzimy mu plan jego pracy na tydzień (zobacz na jakich aktywnościach się skupia, w relacji do jego poziomu rozwoju zawodowego). Podsumowując, pilnuj siebie i podwładnych aby nie marnowali czasu poprzez zajmowanie się tymi samymi rzeczami wielokrotnie, brakiem planowania czynności, ograniczania ich ilości, zajmowaniem się rzeczami łatwymi na początku. Czasu nie możemy dokupić, takie rzeczy są możliwe tylko w grach komputerowych.



Lech Dworaczyński



Lech Dworaczyński – przedsiębiorca, inwestor, udziałowiec i członek zarządów firm, wybitny trener, coach oraz doradca biznesowy. Od wielu lat nadal na pierwszej linii zarządzania sprzedażą! Nasz ekspert i opiekun merytoryczny portalu.



www.dworaczynski.pl

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl
 

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl