Menedżer kontra podwładny
Istnieją pewne wypracowane wzorce zachowań menedżerskich, które pozwalają w sposób skuteczny przeprowadzić spotkanie z podwładnym, mającym na celu podsumowanie dotychczasowych wyników i zwróceni uwagi na nieefektywne/ niebezpieczne zachowania.
Należy jednak pamiętać, że każdy podwładny powinien doskonale rozumieć, jakiej jakości i wydajności pracy od niego oczekujemy. Niestety w wielu przypadkach nie występują pisemne dowody o przekazaniu w dół organizacji takiej wiedzy. Ten fakt potrafił zniweczyć już niejedną dobrze się zapowiadającą karierę menedżerską. A dotyczy to okresu początkowej współpracy z podwładnym w zespole, kiedy wypracowane zostają zasady współpracy.
W tym celu należy docenić znaczenie własnego menedżerskiego nastawienia do jakości pracy podwładnych w istotnym dla biznesu zakresie. Nie ma lepszego momentu na to jak dzień przyjęcia sprzedawcy do swojego zespołu. Zakończenie etapu selekcji i szkolenia musi zawierać element przekazania również zasad kultury organizacyjnej dotyczącej tego obszaru. Zawsze należy mieć opracowane odpowiednie systemy, umożliwiające szybką identyfikację spadków wydajności podwładnego w istotnym obszarze. Dlatego też należy mieć dopracowane standardy – znane stronom , zaakceptowane i zrozumiałe. System taki, jeżeli jest efektywny, zapewnia nie tylko szybką reakcję, gwarantuje również dużą zyskowność finansową (szybka reakcja jest tania, nie generuje strat).
Kolejnym zagadnieniem jest właściwa forma komunikacji z podwładnym. Zacznijmy od tego, że nigdy nie atakujemy podwładnego tylko problem z nim związany / z czym nie ukrywajmy wielu menedżerów ma problem. Rozmowa powinna dotyczyć tylko jakości pracy podwładnego a nie jego osoby. Bierzemy zatem pod uwagę możliwość niewiedzy podwładnego, wynikającej np. z nieobecności na szkoleniu lub słabej jakości naszego procesu edukacji.
Rozmowa przeprowadzana zawsze tylko w cztery oczy z podwładnym, nie powinna mieć formy monologu tylko efektywnego dialogu. Uważajmy jednak na podejście do tematu podwładnego, wielu jest mistrzem w rozmywaniu swojej odpowiedzialności – dlatego musimy być przygotowani i skupieni na faktach . Wielu zachowań podwładnych nie można oddzielić od ich cech charakteru i typowych kłopotów osobistych.
Poczynione podczas takiego spotkania ustalenia należy systematycznie kontrolować, gdyż wielu z podwładnych, po pierwszym udanym okresie , ponownie skręca na manowce poprzednich zachowań. Nie jest to taki rzadkie i często kończy się smutną informacją „ ten typ tak ma” , co należy podciągnąć pod błędy rekrutacyjno – selekcyjne. Jeżeli efektem takiego spotkania jest nałożony na podwładnego plan naprawczy, zawsze powinien mieć on formę pisemną , zawierającą informację o stanie obecnym, aktywnościach nowych do wykonania, sposobie ich wdrażania i rozliczania. Nie ma lepszego sposobu dyscyplinowania niż wyznaczanie czasu i metod na poprawę sytuacji – ale bezwzględnie egzekwowanego. Warto pamiętać o starej pułapce – nigdy nie mamy czasu zrobić coś dobrze, zawsze za to musimy znaleźć czas, aby zrobić to jeszcze raz.
Lech Dworaczyński
www.dworaczynski.pl