Informacja zwrotna, która działa!
Dla menedżerów to istotne narzędzie do kształtowania pożądanych zachowań, by osiągnąć lepsze wyniki. To środek do celu, którym jest rozwój kariery Twojej i Twoich podwładnych.
Dlaczego zatem udzielanie informacji zwrotnej jest takie problematyczne? Większość menedżerów nie lubi rozmów oceniających, ponieważ nie widzi jak skuteczne jest to narzędzie.
Co możesz zrobić, by informacja zwrotna była skuteczniejsza?
Skupiaj się na wynikach takiej informacji. Ona ma zwiększać skuteczność podwładnego, ma być środkiem do osiągnięcia celu jakim jest zwiększenie sprzedaży. Informacja zwrotna, zwłaszcza ta krytyczna nie może skupiać się na człowieku, tylko na problemie.
Udzielaj jej często. Informacja zwrotna jest skuteczna jeśli jest udzielana często. Eksperci są zgodni, że udzielanie krytycznej informacji oceniającej raz do roku będzie bardzo negatywnym zaskoczeniem dla podwładnego.Chwal podwładnego natychmiast, lecz jeśli musisz skrytykować – zrób to na osobności, w ciągu 24 godzin.
Informacja zwrotna musi być oparta na faktach. Najlepiej udokumentowanych. Twoją rolą jest zbieranie dowodów, które pozwolą Ci na opisanie konkretnego zachowania. Unikaj zwrotów „Ty nigdy…” „Ty zawsze…”
Informacja zwrotna musi być prosta. Podwładny nie może się domyślać, co miałeś na myśli udzielając mu wskazówek. Powiedz otwarcie jakich zmian w zachowaniu oczekujesz.
Nie zakładaj, że masz zawsze rację. Nawet jeśli masz dowody na piśmie, możesz nie widzieć całego obrazu sytuacji. Poza tym podwładnym zwykle ma swoją wersję wydarzeń i naturalnie przyjmie pozycję obronną.
Zadawaj pytania.
Jak Ty widzisz ten problem/sytuację/rozwiązanie etc.?
Jak postąpiłbyś następnym razem?
Co poszło źle, a co dobrze i dlaczego?
Co zrobiłbyś inaczej następnym razem?
Pytania pozwolą Ci stworzyć atmosferę sprzyjającą rozmowie i ocenie. Włączysz ocenianego do procesu.
Zbieraj informacje zwrotne na temat tego, jak Ty udzielasz informacji zwrotnej. Nie będziesz wiedział, że robisz to dobrze, jeśli nie zapytasz swoich podwładnych, współpracowników, przełożonych o ocenę.
D.D.