Co sprawia, że zespół funkcjonuje?
Większość liderów zdaje sobie sprawę, jak istotna jest wspólna praca z zespołem przy definiowaniu celów. Jednak praca nie powinna się kończyć tylko na określaniu celów. Musimy myśleć również o tym, jak zespół ma wykonywać pewne zadania. Oto cztery rzeczy, które muszą być jasne dla każdego członka zespołu.
Role i odpowiedzialności
Każdy w zespole musi znać swoje miejsce i zadania, za które jest odpowiedzialny. Musi również wiedzieć, jak jego praca wpływa na całość pracy zespołu. Oczywiście te role powinny charakteryzować się pewną elastycznością. Nie chcemy ludzi, którzy sztywno trzymają się swojego opisu obowiązków i, którzy krzyczą na lewo i prawo: „to nie jest moja praca” gdy np. ktoś inny z zespołu potrzebuje wsparcia. Jasność, co do tego, kto co robi i kiedy, minimalizuje niebezpieczeństwo nieosiągnięcia celu.
Procesy
Niewiele zespołów potrzebuje lub nawet powinno mieć broszury i notatniki pełne skomplikowanych procedur i zasad. Każdy zespół natomiast, powinien wypracować i spisać pewne porozumienie dotyczące najbardziej podstawowych zagadnień.
Dobrym przykładem jest podejmowanie decyzji, czyli: Kto podejmuje jakie decyzje? Jakie są uzgodnione kroki jeśli chodzi o ocenianie i przyjmowanie alternatywnych decyzji?
Następnie wewnętrzna komunikacja, czyli: Jak często zespół powinie się spotykać? Jakie są cele takich spotkań? Jak każdy z członków zespołu powinien informować innych o takim spotkaniu? To podstawy skutecznej pracy zespołu.
Zasady gry
Zasady gry, to podzielane przez wszystkich członków wartości, normy i oczekiwania, czasami nazywane kulturą zespołu, które kształtują relacje pomiędzy członkami zespołu. To „społeczny klej”, który powoduje, że interakcje pomiędzy ludźmi przynoszą wymierne efekty jednocześnie sprawiają, że wszelkie nieporozumienia pozostają konstruktywne i nie przeradzają się w osobiste konflikty.
Ocena działań i informacja zwrotna
Kto, jak często i jakimi narzędziami będzie oceniał postępy w osiąganiu założonych celów? Jak często będą odbywały się spotkania poświęcone temu zagadnieniu? Zaletą jasno postawionych kryteriów oceny skuteczności podwładnych, jest to, że sami członkowie zespołu, znając te kryteria, będą oceniali swoją skuteczność. Rolą lidera będzie jedynie prowadzenie i szukanie rozwiązań.
Czy przewodząc zespołami braliście pod uwagę powyższe cztery punkty? Nawet jeśli powyższe zagadnienia wydają się być oczywiste, to bardzo ważne jest, by być otwartym i konkretnym w komunikowaniu swoich wymagań i wszelkich zasad podwładnym. Nie można zakładać z góry, że zespół będzie wypracowywał pewne podstawy sam, w trakcie współpracy.
To cztery składniki, o których często się zapomina, a które są niezbędne dla sukcesu całego zespołu.
Marcia Zidle
Tekst oryginalny: http://managementhelp.org/blogs/supervision/2013/11/13/what-makes-teamwork-work/