Psychologia zebrania
Organizowanie zebrań w firmie nie jest sprawą prostą. Podobnie, nie jest łatwe osiąganie kompromisów, a przecież istotą zebrań jest ich wypracowanie właśnie. Istnieją reguły, którym podlega zebranie w firmie, a których lekceważyć nie sposób.
Uwagi wstępne
Po pierwsze nie zwołuje się zebrania bez powodu. Żeby pokazać metody rządzenia lub swój autorytet. Musi być to powód ważny. W innym wypadku marnujemy tylko czas swój i swojego zespołu.
Po drugie, należy zapraszać na zebrania tylko osoby odpowiednie. Osoby, które nie wniosą nic konstruktywnego do zebrania, w najlepszym wypadku będą się nudzić i będą miały poczucie marnowanego czasu. Z autopsji wiem, że jest to sytuacja wyjątkowo dla tych osób wyjątkowo frustrująca i irytująca. Nie będą się, bowiem koncentrowali na samym zebraniu, tylko będą myśleć o obowiązkach, którymi powinni byli się zajmować.
Po trzecie, musi być jasno sprecyzowany cel, tak, aby był zrozumiały dla wszystkich uczestników spotkania. W przeciwnym wypadku dojdzie do nieporozumień.
Po czwarte, należy szanować czas swoich ludzi tj. uwzględniać fakt, że Twoi pracownicy mają jeszcze inne obowiązki. Dlatego ewentualne zebranie musi być zaplanowane z odpowiednim wyprzedzeniem, a wszyscy uczestnicy również z wyprzedzeniem, powinni zostać poinformowani o spotkaniu. Należy wymagać od uczestników punktualności, ale również odpowiedniego przygotowania własnych wystąpień. To jeden z decydujących czynników dobrego zebrania!
Moderowanie dyskusji
Bardziej niż na dominowaniu zebrania własnymi opiniami, przewodniczący zebrania, musi skoncentrować się na byciu moderatorem dyskusji, a to można uzyskać poprzez umiejętne zadawanie pytań. Moderowanie ma przede wszystkim jedno znaczenie – ma zapobiegać konfliktom przewodniczącego sporom. Menedżer prowadzący zebranie sprzedawców jest swoistym spoiwem. Nie możesz tracić inicjatywy i musisz być świadomy realności rozwiązań, które razem ze swoim zespołem wypracujesz.
Ostrożnie obchodzić się powinien krytyką poszczególnych sprzedawców lub opinii tzn. krytykować pośrednio, bezosobowo. Odmiennie jest z wyrażaniem uznania.
Podczas dłuższych zebrań należy robić przerwy, by zapobiec zmęczeniu i znudzeniu ludzi.
Techniczne aspekty zebrania. Przed zebraniem musisz:
- upewnić się czy wszyscy zaproszeni będą mogli w zebraniu uczestniczyć,
- określić temat zebrania,
- zapoznać się i przygotować niezbędne materiały,
- odpowiednio wcześnie poprosić podległych sobie o przygotowanie materiałów np. raportów,
- zarezerwować salę,
- zorganizować niezbędne materiały (projektory, materiały demonstracyjne itp.).
Prowadzenie zebrania
- przywitać wszystkich zebranych,
- jasno przedstawić cel spotkania,
- jeśli to niezbędne, zdefiniować najważniejsze pojęcia, by nie tracić czasu później,
- pilnować porządku obrad,
- dobrą praktyką jest ustalenie protokolanta,
- nie dopuszczać do wygłaszania monologów, zachęcać do dyskusji,
- nie tolerować bezproduktywnej krytyki,
- pilnować, by nie zbaczano z tematu,,
- nie tolerować dłuższych rozmów „na stronie”,
- zamknąć jeden temat przed otwarciem drugiego,
- na zakończenie, podziękować zebranym za spotkanie, ustalić termin przyjęcia protokołu.
Na koniec pozostaje jeszcze dokonać oceny zebrania, która zawierać będzie:
- szybkie doręczenie protokołu uczestnikom,
- opracowanie decyzji podjętych na zebraniu i kontrola ich realizacji,
- sporządzenie raportu dla zarządu firmy,
Dobrze zorganizowane zebranie będzie skutkować np. wzrostem motywacji pracowników, bo takie zebranie będzie forum, na którym każdy będzie się mógł wypowiedzieć. W ten sposób Twoi ludzie budują silniejszą więź z firmą, wiedząc, że pracując w zasadzie samodzielnie, to jednak są częścią sprawnie działającego zespołu, że decydują o wielu sprawach dotyczących ich pracy.
D.D.