Psychologia zebrania

img_81

Organizowanie zebrań w firmie nie jest sprawą prostą. Podobnie, nie jest łatwe osiąganie kompromisów, a przecież istotą zebrań jest ich wypracowanie właśnie. Istnieją reguły, którym podlega zebranie w firmie, a których lekceważyć nie sposób.

Uwagi wstępne

Po pierwsze nie zwołuje się zebrania bez powodu. Żeby pokazać metody rządzenia lub swój autorytet. Musi być to powód ważny. W innym wypadku marnujemy tylko czas swój i swojego zespołu.

Po drugie, należy zapraszać na zebrania tylko osoby odpowiednie. Osoby, które nie wniosą nic konstruktywnego do zebrania, w najlepszym wypadku będą się nudzić i będą miały poczucie marnowanego czasu. Z autopsji wiem, że jest to sytuacja wyjątkowo dla tych osób wyjątkowo frustrująca i irytująca. Nie będą się, bowiem koncentrowali na samym zebraniu, tylko będą myśleć o obowiązkach, którymi powinni byli się zajmować.

Po trzecie, musi być jasno sprecyzowany cel, tak, aby był zrozumiały dla wszystkich uczestników spotkania. W przeciwnym wypadku dojdzie do nieporozumień.

Po czwarte, należy szanować czas swoich ludzi tj. uwzględniać fakt, że Twoi pracownicy mają jeszcze inne obowiązki. Dlatego ewentualne zebranie musi być zaplanowane z odpowiednim wyprzedzeniem, a wszyscy uczestnicy również z wyprzedzeniem, powinni zostać poinformowani o spotkaniu. Należy wymagać od uczestników punktualności, ale również odpowiedniego przygotowania własnych wystąpień. To jeden z decydujących czynników dobrego zebrania!

Moderowanie dyskusji

Bardziej niż na dominowaniu zebrania własnymi opiniami, przewodniczący zebrania, musi skoncentrować się na byciu moderatorem dyskusji, a to można uzyskać poprzez umiejętne zadawanie pytań. Moderowanie ma przede wszystkim jedno znaczenie – ma zapobiegać konfliktom przewodniczącego sporom. Menedżer prowadzący zebranie sprzedawców jest swoistym spoiwem. Nie możesz tracić inicjatywy i musisz być świadomy realności rozwiązań, które razem ze swoim zespołem wypracujesz.

Ostrożnie obchodzić się powinien krytyką poszczególnych sprzedawców lub opinii tzn. krytykować pośrednio, bezosobowo. Odmiennie jest z wyrażaniem uznania.

Podczas dłuższych zebrań należy robić przerwy, by zapobiec zmęczeniu i znudzeniu ludzi.

Techniczne aspekty zebrania. Przed zebraniem musisz:

  • upewnić się czy wszyscy zaproszeni będą mogli w zebraniu uczestniczyć,
  • określić temat zebrania,
  • zapoznać się i przygotować niezbędne materiały,
  • odpowiednio wcześnie poprosić podległych sobie o przygotowanie materiałów np. raportów,
  • zarezerwować salę,
  • zorganizować niezbędne materiały (projektory, materiały demonstracyjne itp.).

Prowadzenie zebrania

  • przywitać wszystkich zebranych,
  • jasno przedstawić cel spotkania,
  • jeśli to niezbędne, zdefiniować najważniejsze pojęcia, by nie tracić czasu później,
  • pilnować porządku obrad,
  • dobrą praktyką jest ustalenie protokolanta,
  • nie dopuszczać do wygłaszania monologów, zachęcać do dyskusji,
  • nie tolerować bezproduktywnej krytyki,
  • pilnować, by nie zbaczano z tematu,,
  • nie tolerować dłuższych rozmów „na stronie”,
  • zamknąć jeden temat przed otwarciem drugiego,
  • na zakończenie, podziękować zebranym za spotkanie, ustalić termin przyjęcia protokołu.

Na koniec pozostaje jeszcze dokonać oceny zebrania, która zawierać będzie:

  • szybkie doręczenie protokołu uczestnikom,
  • opracowanie decyzji podjętych na zebraniu i kontrola ich realizacji,
  • sporządzenie raportu dla zarządu firmy,

Dobrze zorganizowane zebranie będzie skutkować np. wzrostem motywacji pracowników, bo takie zebranie będzie forum, na którym każdy będzie się mógł wypowiedzieć. W ten sposób Twoi ludzie budują silniejszą więź z firmą, wiedząc, że pracując w zasadzie samodzielnie, to jednak są częścią sprawnie działającego zespołu, że decydują o wielu sprawach dotyczących ich pracy.

D.D.

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl
 

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl