7 wskazówek, które pomogą ci w prowadzeniu wymagającej dyskusji

Wszyscy wiemy, że pewne rozmowy są bardziej wymagające od innych. Czasami musimy poprowadzić przyjacielską pogawędkę w kilka minut po tym, jak konieczne było przekazanie komuś złych wiadomości czy zwyczajne „zruganie”.

Od tego jak radzimy sobie z trudnymi rozmowami, zależy jak radzimy sobie z resztą – jeżeli nie możemy się skupić albo tłumimy w sobie złość z powodu dialogu, który zaraz przeprowadzimy cierpimy my sami i nasza koncentracja na pracy. Stres często towarzyszy także prezentacjom sprzedażowym i je także można zakwalifikować jako „trudne rozmowy”. Generalnie będą nimi wszystkie sytuacje, które wymagać będą szczególnego przygotowania, by komunikacja była sukcesem. Ale możemy go sobie zapewnić, jeśli będziemy ćwiczyć. Na przykład według kilku wskazówek poniżej:

  1. Przeprowadź własny wywiad. Upewnij się, że znasz fakty zanim rozpoczniesz rozmowę. Przemyśl możliwe alternatywy i zastanów się jakimi środkami dysponujesz. To spowoduje, że unikniesz konieczności przeprowadzania dodatkowych spotkań i będziesz postrzegany jako profesjonalista.
  2. Postaraj się zrozumieć rozmówcę. Postaw się na ich miejscu, jakbyś się czuł? Na przykład, jeśli zamierzasz przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą, to Twoi rozmówcy najpewniej będą wystraszeni i zdenerwowani. Jeśli spotykacie się, by rozwiązać jakiś problem, to czy Twoi rozmówcy wiedzą, że chcesz im pomóc, czy też boją się, że zostaną o coś oskarżeni.
  3. Pamiętaj o wyczuciu czasu. Czasami „wskakujemy” w sytuację w momencie, gdy jedna lub obie strony są przesadnie zestresowane i podchodzą zbyt emocjonalnie do problemu, który chcą rozwiązać. To tylko skomplikuje całą sytuację jeszcze bardziej. Z drugiej strony, jeśli przegapimy odpowiedni moment będziemy mogli jedynie walczyć z symptomami problemu, a nie z jego istotą. Dlatego tak istotne jest wyczucie czasu. Jeśli musisz zareagować natychmiast, to daj sobie chwilę na kilka oddechów i staraj się skoncentrować. Daj taką możliwość również drugiej stronie.
  4. Stwórz plan. To pewnie będzie wymagać stworzenia notatek i nieformalnej agendy, ale to naprawdę pomaga w przeprowadzeniu dyskusji. Poświęć chwilę na omówienie takiej agendy z drugą stroną, zapytaj co chcieliby dodać. To spowoduje, że będziemy postrzegani jako bardziej obiektywni i skoncentrowani.
  5. Mów ich językiem. Zakładam, że znasz bardzo dobrze osoby/ę, z którymi będziesz rozmawiał, a więc „mów ich językiem”. Używaj ich terminów, naśladuj ich styl. Jeśli są bezpośredni, to Ty też taki bądź. Mów wprost, bez “słodzenia”. Jeśli są bardziej “emocjonalni”, to stwórz poczucie bezpieczeństwa mówiąc im, jak bardzo doceniasz to, co robią. Jeśli przywiązują uwagę do szczegółów, to podaj im je. Jeśli są zorientowani na działanie, to stwórz im plan działania. W skrócie, dostosuj swój styl do ich stylu rozmowy, a osiągniesz lepsze rezultaty.
  6. Skupienie. Zanim zaczniesz spotkanie, to poświęć moment na posprzątanie biurka, napisanie ostatnich, ważnych e-maili i co ważniejsze oczyszczenie umysłu. Wystarczy 5-10 minut. Wstań, rozciągnij się. Weź kilka oddechów. Wyobraź sobie, jak dobrze by było zakończyć spotkanie w produktywny sposób. Przejrzyj swoje notatki, jeśli potrzebujesz. Bądź gotów poświęcić całą swoją uwagę osobie, z którą będziesz rozmawiał.
  7. Powtarzaj. Jeśli sytuacja jest delikatna, a stawki wysokie, a Ty nie czujesz się pewny siebie, to dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie próby takiej rozmowy. Niektórzy robią ją w trakcie podróży do pracy, a inni starają się również odgrywać rolę adwersarzy, by przewidzieć, co może powiedzieć druga strona. Możesz również poprosić kogoś o pomoc w tej sprawie. Niezależnie od tego, czy przeprowadzisz taką próbę sam, czy z kimś, to ważne jest, byś zrobił to na głos. Nie musisz uczyć się swoich wypowiedzi na pamięć

Przygotowanie do rozmowy wymaga czasu, którego wydaje się nam brakować, ale rezultaty są tego warte. Możemy rozwiązać problemy szybciej i lepiej, zbudować trwalsze relacje itp. Myśl o tym, jak o inwestycji, która się zwróci. Bądź cierpliwy, jeśli coś pójdzie nie tak.

Subscribe to our newsletter

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl