Jak Ty marnujesz swój czas? Wszyscy mamy tyle samo czasu, cz. II
Możesz znacznie pomóc sobie w organizacji czasu pracy, znajdując czas na przemyślenie czym warto się zająć, co musi być zrobione, kiedy musi być zrobione, jak ma być zrobione itd.
Spisy zajęć do wykonania – sporządzaj je!
Jeśli nie przygotowujesz takiego spisu swoich zajęć, prawdopodobnie działasz pod wpływem chwili, a nie potrzeb /np. otwieranie każdego przychodzącego e-maila/. Podczas mojej pracy jako coach, doradca, konsultant, spotykam wielu ludzi,którzy znają sprawy, którymi muszą się zająć i z reguły ich ilość jest imponująca (menedżerowie naprawdę ciężko pracują, aczkolwiek pamiętajmy że ciężka praca nie zawsze oznacza „ciężkie pieniądze”). Na zadane pytanie,co trzeba zrobić TERAZ, aby osiągnąć maksymalną efektywność, menedżerowie na najwyższych stanowiskach wpadają w zakłopotanie lub bez przekonania przedstawiają swoje „gorące „ problemy.
Wiem na pewno że znają regułę Pareto, rozumieją pojęcie czynności pilnych, ważnych, niepilnych, nieważnych a jednak cały czas się z tym borykają. Jeżeli przyjrzymy się dwóm menedżerom o takim samym poziomie umiejętności, wyższą efektywność uzyska ten lepiej zorganizowany. Dlatego przygotowując listę swoich zajęć do wykonania, skupiasz się na priorytetach i najefektywniejszych / zyskownych/ obszarach, załóż wręcz, że podwajasz swoją wydajność tylko przez tę czynność.
Skup się na kilku wybranych obszarach/tematach/problemach, nie więcej niż 4 do 6, ponieważ mamy tendencję przy większej ilości spraw od zaczynania od najbardziej prostych lub przyjemnych / kto tak nie czyni niech dalej nie czyta/. Długa lista zadań do wykonania powoduje, że nigdy tych czynności nie wykonasz, a to z reguły źle wpływa na nasze samopoczucie.
Wybierz 4 do 6 najważniejsze sprawy do załatwienia i zacznij je załatwiać, nic innego w tym czasie nie ruszaj, jeżeli twoja lista dodatkowych czynności jest też imponująca, zajmij się nią jak skończysz, dzisiaj albo jutro albo wcale / wiele problemów nie ruszonych ma dziwną tendencję do samolikwidacji/. Kolejny krok to zaplanowanie czasu na poszczególne czynności, określ tylko, ile czasu poświęcisz na konkretne zagadnienie, to bardzo ważne, abyś był pewien że dasz radę wykonać swoje obowiązki w ciągu dnia. Jeżeli jakaś czynność przekracza ustalony limit czasowy, podejmij szybko decyzję, ile czasu poświęcisz na to dzisiaj, czy nie trzeba tego zagadnienia rozłożyć na dłuższy okres. Będzie to możliwe, jeśli zaplanowany czas na twoje 4 do 6 czynności nie przekracza około 6 godzin twojej pracy, zakładam że planujesz swoją pracę na minimum 8 godzin, możesz więc być elastyczny.
Pomyśl, jak to wygląda u Ciebie ?
Czy zgadzasz się ze stwierdzeniem, że wszyscy mamy tyle samo czasu, wygrywają najbardziej efektywni !
Co możesz z tego wykorzystać u siebie ?
Lech Dworaczyński